Projectmanagement is iets waar iedereen dagelijks mee te maken heeft. Een project klinkt al als een grote opdracht dat met een team aan collega’s uitgevoerd moet gaan worden. Iets dat bedrijven doen. Of iets dat veel tijd kost. Maar wat is een project precies? En wat voegt het managen ervan toe aan het resultaat?
In dit artikel delen we onze kennis van projectmanagement en hopen we dat we je meer kunnen leren over hoe je jouw project tot een succesvol einde brengt. Binnen XY Solutions Group werken alle ondernemingen aan het verbeteren van en assisteren met processen van onze klanten. Hierdoor ontstaan elke dag nieuwe projecten binnen onze organisaties. Goed projectmanagement is om deze reden van kritiek belang! Wij leren elke dag meer en we willen die kennis graag delen.
Aan het eind van het artikel hebben we je verteld over:
Laten we eerst kijken naar de definitie van een project:
“Een project is een eenmalig en uniek proces waarbij geplande doelen, resultaten of uitkomsten behaald dienen te worden.”
Zoals je hierboven wel al kan lezen is de definitie van een project is erg breed. Er zijn dan ook veel varianten als het gaat om een project, zo kan je denken aan:
Naast dat het een bepaalde mate van onderzoek, planning en activiteit omvat kan een project zowel een individuele activiteit als een groepsinspanning zijn. Het is echter essentieel dat het een begin- en eindpunt heeft.
Zoals we al zeiden, een breed begrip. Maar de definitie van een project kan veel vragen oproepen. Wie bepaalt het begin- en eindpunt? Welke doelen heeft het? Hoe worden die doelen succesvol gehaald? Welke taken moeten er uitgevoerd worden? Wanneer moeten deze uitgevoerd worden en in welke volgorde?
Projectmanagement helpt je door antwoorden op deze vragen te geven. Hiermee wordt je project in hapklare brokken verdeeld, worden de taken ingepland en wordt berekend hoeveel resources (tijd/geld) je nodig gaat hebben.
Een project (en dus ook het management ervan) staat of valt met het stellen van heldere doelen. Een valkuil bij de start van het project is dat het direct met haast begint. Wij zien vaak ondernemers langskomen met de instelling “vandaag getekend, gisteren begonnen”. Op deze manier begin je al met een enorme achterstand. Niet alleen omdat er geen tijd genomen is om een plan op te stellen, maar ook omdat niet duidelijk is waarom een project ondernomen wordt.
Neem daarom een moment om na te denken over de why’s, what’s en how’s van je project. Stel je vragen kalm en kritisch: wat wil je bereiken? Waarom wil je dat bereiken? Hoe wil je dat bereiken? Is dat echt de beste manier? Antwoorden op deze vragen geven je meer houvast over je doelen en hoe je die beter kan communiceren met je team en externen.
Een waardevolle tip
Maak je doelen SMART. Binnen veel studies wordt deze methode gebruikt. De methode van SMART-doelen stelt dat een goed doel moet voldoen aan een aantal punten:
Door gebruik te maken van een SMART-doel heb je direct een heldere doelstelling die het eindpunt van je project markeert. Dit maakt het een stuk makkelijker om met echt projectmanagement te beginnen.
Stap 1, het stellen van SMART-doelen, is voltooid. Dan gaan we verder met stap 2: het aanstellen van een projectmanager. Dit is altijd één persoon. Eén spin in het web die het hele proces van A tot Z uittekent en begeleidt. Dit kan jijzelf zijn. Je zal echter snel merken dat een ervaren projectmanager die taak toch beter op zou pakken. Sommige managers/ondernemers schieten namelijk snel in de “ik doe het zelf wel” modus, anderen hebben het hele plan “in hun hoofd” zitten maar vergeten cruciale elementen ervan te delen met het uitvoerend team. Binnen XY Solutions Group zien we projectmanagement als een aparte discipline: veel mensen kunnen iets wat erop lijkt, maar alleen een getraind professional kan het zoals het zou moeten.
Dus, wat is de rol van een projectmanager?
Als eerste fungeert een projectmanager als een leider. De projectmanager is een helder aanspreekpunt binnen het project, zorgt ervoor dat je juiste mensen beschikken over de juiste kennis, zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt en kent ook alle details van het project. Ten tweede fungeert de projectmanager als een controller. Deze stelt doelen op, maakt de planning (tijd & budget), houdt in de gaten of deze begroting nageleefd wordt en garandeert kwaliteit.
Een goede projectmanager kan een enorme winst voor je project zijn. Iemand die weet hoe je moet plannen, budgetteren en hoe/wanneer je moet ingrijpen wanneer er van deze planning afgeweken gaat óf moet worden.
En in 90% van de tijd gaat er iets aangepast worden.
Projectmanagement gaat het beste als het volgens een bepaalde methodiek werkt. Als de projectmanager bekend is met deze methodiek en ervoor weet te zorgen dat het team ook op die manier kan werken, dan wordt je projectmanagement supercharged! Deadlines kunnen zo op een waardevolle wijze gehaald worden.
De volgende stap is het kiezen voor een methode.
Er zijn verschillende methodes voor verschillende typen projecten. Het is dus goed om na te gaan wat voor soort projectmanagement je nodig hebt en welke methodiek daarbij past. Aangezien wij veel verschillende soorten projecten voor de kiezen krijgen, werken wij met projectmethodes die flexibel zijn en goed toepasbaar zijn binnen allerlei soorten opdrachten. Om deze reden werken wij niet met projectmethodes zoals PRINCE2 en PMBoK.
De meest bekende vorm van projectmanagement is één die het afgelopen decennium erg populair is geworden: agile/scrum. Deze manier van projectmanagement komt vanuit software & hardware-development en kenmerkt zich door het afbakenen van heldere taken in tweewekelijkse kaders genaamd sprints. Elke dag komt het projectteam bij elkaar en onder leiding van een scrum master worden de taken & updates daarvan kort maar krachtig doorlopen.
De kern van agile/scrum werken wordt steeds vaker ingezet in andere types projecten en werkt goed bij projecten die veranderlijk van aard zijn en waarbij nog niet duidelijk hoe bepaalde taken aangepakt moeten worden.
We kunnen nog verder uitweiden over agile/scrum, maar dit is de kern ervan. Voor meer informatie over agile/scrum kan je hier kijken.
Wij gebruiken voornamelijk de APM-methode. Deze methode voor projectmanagement is simpel, makkelijk te leren en het project kan snel opgezet, ingepland en begroot worden. Om meer te leren kan je niet alleen verder lezen, maar ook contact met ons opnemen om onze kennis te ervaren.
APM staat voor de Association of Project Managers. De APM-methode is dus een projectmethode bedacht door deze groep experts. Zij hebben gezorgd voor een begrijpelijke methodiek waarmee nagenoeg alle projecten stapsgewijs uitgevoerd kunnen worden.
In de originele methode werkt een projectteam in twaalf stappen een project uit:
Zoals je ziet zijn 75% van de stappen voorbereidend. Het komt er namelijk op neer dat een goede voorbereiding cruciaal is voor een goede afloop van een project. Een sterke voorbereiding leidt tot een nagenoeg vlekkeloze uitvoer, zo min mogelijk risico’s en nare verrassingen, en makkelijke communicatie waarbij duidelijk is wat er van iedereen in het team wordt verwacht. Wanneer er niet genoeg tijd genomen wordt voor een strakke voorbereidende fase, stijgt het risico van een project. Dat wil je altijd vermijden!
Het proces van de APM-methode werkt voor elk project, voor elke organisatie en voor elk type probleem. Zowel persoonlijke uitdagingen als professionele opdrachten zijn aan te vliegen door ze aan te pakken met de APM-methode.
Wij merken vaak dat, bij het doorlopen van deze stappen, een project toch uitgevoerd wordt in vijf hoofdstukken:
Op deze manier zullen we in het vervolg van het artikel een projectproces uitstippelen. Wil je meer weten over de specifieke 12 stappen van de APM-methode? Dan suggereren wij de Project Management Fundamentals Course van Chris Croft.
Voordat een project gepland kan worden, moet helder gedefinieerd zijn wat het project moet gaan inhouden. Een projectmanager kan alleen maar aan de slag gaan wanneer de opdrachtgever helder heeft gemaakt wat er moet gebeuren, wat er wordt verwacht van het resultaat, en wat het project mag gaan kosten. Oftewel, wat zijn de taken die bij je project horen.
Daarom is het goed om eerst een soort Ontdekkingsfase te doen. Als projectmanager moet je een tweetal dingen weten te definiëren: het project zelf en de doelen daarvan. Hiervoor kan je het beste informatie winnen bij de opdrachtgever.
Daarna ga je kaders stellen. Om dit te doen stel je de volgende vragen:
De antwoorden op deze vragen zorgen ervoor dat je als projectmanager helder krijgt welke kaders het project gaat hebben, maar ook welke mensen of afdelingen geïnformeerd moeten worden over de voortgang van het project. Sommige van deze mensen zijn namelijk betrokken bij de uitvoer en moeten gemanaged worden, anderen worden beïnvloed door de uitvoer en/of het resultaat van het project en moeten gebriefd worden.
Zodra de kaders van het project duidelijk zijn, organiseert de projectmanager een Project Kick-off met alle stakeholders. Deze kick-off is waardevol omdat er zo één centraal moment wordt gemaakt waarin iedereen een zegje kan doen over het project, feedback kan geven over de doelen ervan en uiteindelijk tegelijk een akkoord kunnen geven op de start van het project. Zo creëer je een soort bliksemafleider en voorkom je dat alle stakeholders door elkaar gaan communiceren (en dus voor gigantische vertraging gaan zorgen).
In een Project Kick-off presenteert de projectmanager de projectdefinitie en de projectdoelen. Tevens moet er met de stakeholders overeenstemming over de volgende punten komen:
Deze talking points refereren naar de Drie Cirkels van Projectmanagement, een cruciaal concept binnen projectmanagement dat vaker in dit artikel genoemd zal worden.
De Drie Cirkels van Projectmanagement zijn kortgezegd drie knoppen waar je aan kan draaien bij het uitvoeren van een project: tijd, geld of kwaliteit. Deze drie aspecten van projectmanagement zijn intrinsiek met elkaar verbonden; dat betekent dat het draaien aan de ene knop effect heeft op de andere knop. Is er minder geld beschikbaar maar blijft de beschikbare tijd van het project hetzelfde? Dan zal er hoogstwaarschijnlijk een kwalitatief minder goed product opgeleverd worden. Maar wil je juist de kwaliteit van het product verhogen? Dan zal er meer tijd en/of geld in het project moeten gaan zitten.
Een vierde aspect van deze Drie Cirkels is het risico wat je loopt. Risico steekt de kop op als er, bij het aanpassen van één van de Cirkels, geen rekening wordt gehouden met het verhogen of verlagen van de andere twee aspecten. Stel, een project moet minder tijd kosten, maar het budget en de kwaliteitsverwachting veranderen niet. Dan is het risico dat het project loopt inherent groter.
Als projectmanager wil je risico koste wat het kost vermijden!
In de Project Kick-off ga je op zoek naar de initiële stand van de Drie Cirkels. Tevens ga je op zoek naar de “key driver”: de cirkel met de hoogste prioriteit. Stel de vraag: is kwaliteit, tijd of geld het belangrijkste uitgangspunt van het project?
De key driver moet in deze fase al gedefinieerd worden. Daar is een hele belangrijke reden voor: waarschijnlijk is er nu nog geen of nauwelijks emotionele verbinding is met het project. Vaak zie je dat er middenin het project opeens meer budget of tijd gevraagd wordt door stakeholders, omdat ze zich gebonden hebben aan het projectresultaat. Dit zorgt voor een toename in risico: deze investering kan ten koste gaan van andere projecten, de algehele planning in het roet gooien of zorgen voor gefrustreerde en overwerkte projectteams. Zorg er dus voor dat je dit risico managed en definieer nu de key driver!
Nadat alle partijen het eens zijn geworden over de kaders van het project, kan de daadwerkelijke planning beginnen.
De potentiële duur van deze fase kan enorm verschillen. Wij merken dat projecten met veel stakeholders vaak een stuk langzamer van start gaan dan projecten met één duidelijke opdrachtgever. Het moeilijkste van de Ontdekkingsfase is het balanceren van tijd en stakeholders. Als projectmanager is het je taak om een project op relatieve snelheid van start te laten gaan. Het kan echter desastreus voor je project zijn als de stakeholders niet goed gedefinieerd en geïnformeerd worden. Dat heeft nog wel eens als gevolg dat je project in de uitvoerende fase opeens in een nieuw pad getrokken moet worden. Wat op zijn beurt zorgt voor vertraging, hogere kosten en een lagere kwaliteit.
Onze tip: probeer dit risico te vermijden. Neem je tijd en zorg voor een goed voorbereidde Project Kick-off. Na de Kick-off begint de achtbaan van het project. Denk aan het gezegde: “een goed begin is het halve werk”. Waarheidsgetrouw én een fantastische tip!
Je hebt akkoord gekregen op het project. Top! Dan is het nu tijd om te gaan bedenken wat er nodig is om het project tot een excellent einde te brengen.
Een succesvol project bestaat uit verschillende losse onderdelen: Taken. Probeer een bakstenen muur voor je te zien: dat is je project, en alle bakstenen zijn de taken die onderdeel uitmaken van de muur. Elke baksteen/taak is even belangrijk voor het voltooien van de muur/het project, daarom wil je niet iets vergeten.
Het is dus cruciaal om alle taken op een rijtje te krijgen. Werk hiervoor met onderstaande lijst:
Wanneer je de takenlijst of Work Breakdown Structure heb gemaakt, kan je een tijdlijn maken. Deze mag in deze fase van het project een beetje ruw zijn.
Pak allereerst de taak waarvan je denkt dat die als eerste uitgevoerd moet worden. Plak deze aan de linkerkant van het bord en zet er een pijl voor. Zo markeer je dat dit een starting activity is, oftewel een taak waarmee begonnen gaat worden. Een project kan meerdere starting activities hebben.
Werk vervolgens door met een “eerst dit, dan dat”-mentaliteit. Welke taak moet er gedaan zijn voordat je door kan gaan met de volgende taak? Welke taak kan niet uitgevoerd worden zonder dat een andere taak eerst is uitgevoerd? Let goed op de volgende punten:
Wanneer je alle post-its in een ruwe tijdlijn hebt gezet, schrijf je Finish of Einde op een post-it en plak je deze achter je laatste taak. Dit is het punt dat het project is afgerond!
Tijdens het plannen zijn waarschijnlijk meerdere paden ontstaan. Doordat taken afhankelijk zijn van andere taken, creëer je een soort netwerk van verschillende paden die elkaar op bepaalde punten tegemoetkomen.
Als laatste teken je pijltjes tussen de post-its om de paden aan te geven. Hiermee geef je de volgorde van het project aan.
Nu pas is het tijd om na te denken over de duur van elke taak. Als projectmanager is het aan jou om naar eigen wijsheid een zo goed mogelijke inschatting te maken van de duur van elke taak.
Wanneer je het over de duur van een taak hebt, heb je het over verlopen weken. Wees hierin consistent! Wanneer je het over bijvoorbeeld uren of dagen gaat hebben, zal er geheid een communicatieprobleem gaan optreden. Een taak kan bijvoorbeeld 2 uur werktijd kosten, maar tussen het eerste en tweede uur werk zit er een week wachttijd. Dit zorgt er dus voor dat de totale duur van een taak een week zal zijn, aangezien er niet verder gewerkt kan worden tot deze taak afgerond is. Bij dagen loop je nog een ander risico: iedereen heeft andere werkdagen.
Stel, je begroot 5 werkdagen in. Dan denkt een opdrachtgever dat de taak na 1 werkweek is afgerond. Maar jij weet dat de teamgenoot voor deze taak maar 3 dagen per week werkt. Dus het afronden van de taak zou anderhalve week duren. Om verwarring te voorkomen, begroot je de duur van taken dus in verlopen weken.
De verlopen weken (en dus de duur van elke taak) schrijf je onder de taak op de post-it. Heb je als projectmanager moeite met het maken van een juiste inschatting? Vraag vrienden/collega’s om hun inzicht of consulteer een expert.
Als laatste pas je een veiligheidsmarge toe op deze inschatting. In 99% van de projecten zal er een verstoring in je inschatting plaatsvinden vanwege factoren die buiten je controle vallen. Misschien is één van de taken wel erg afhankelijk van het weer. Of ben je afhankelijk van een vergunning die vertraagd wordt uitgegeven door de gemeente. Of je bent een taak tijdens de planning vergeten. Het gebeurt.
Hoe het ook gaat, een veiligheidsmarge gaat ervoor zorgen dat je voorbereid bent op deze toevalligheden.
Een paar tips van ons:
Nu heb je een inschatting kunnen maken van de duur van je taken. Maar hoe lang gaat het totale project duren? En wat nou als je te horen krijgt dat dat te lang is? Waar snijd je dan in de uren? En hoe manage je de opdrachtgever daarin? Om een antwoord te geven op deze vragen is er één makkelijke oplossing.
Maak een analyse van het Kritieke Pad.
Je wilt weten hoe lang je project gaat duren. Hiervoor maakt je een analyse van het Kritiek Pad (Critical Path Analysis). Maar wat houdt dat precies in?
Het Kritieke Pad is het pad in je timeline dat, wanneer je de duur van elke taak in dat pad bij elkaar optelt, het langst duurt. Dit pad is de rode lijn door je project en geeft aan hoe lang je denkt dat het duurt voordat het project is afgerond. Daardoor kan je ook beter aangeven wanneer je verwacht dat de deadline voor het project zal zijn.
Ben je zelf als projectmanager ontevreden met de duur van het project? Of is je opdrachtgever niet blij met de planning? Dan zal je ergens in je planning tijd moeten gaan winnen. Dit kan je alleen maar doen door te schuiven met de planning in het Kritieke Pad. Als je namelijk een taak buiten het Kritieke Pad (ook wel zwevende taken genoemd) korter maakt, zal dit niks veranderen aan de duur van het langste taken-pad in je project.
Bedenk dus welke taken in het Kritieke Pad korter zouden kunnen duren. Misschien kan je ergens gemakkelijk een week winnen. Misschien heb je ergens een zeer ruime inschatting gemaakt. Zie dit als zeldzame gelukjes. Doorgaans zal je, om de snelheid van het project te verhogen, aan één van de knoppen van de Three Circles moeten draaien. Minder tijd betekent namelijk:
Bespreek met de opdrachtgever wat de mogelijkheden zijn en houd de key driver waarop akkoord is gegeven in je achterhoofd! Snijd met die kennis in je planning, maak een scherpe Critical Path Analysis en stem deze af met de opdrachtgever.
Het bord met post-it notes, hoe simpel ook, vormt het hart van je project. Het is een cruciaal element van projectmanagement dat ervoor zorgt dat er overzicht is voordat er begonnen wordt met de uitvoering. En het maken van dit bord hoeft echt niet lang te duren. Afhankelijk van het project en de ervaring van de projectmanager, kan zo’n Critical Path Analysis ingevuld worden in 5 minuten!
Wij nemen er meestal één á twee uur voor.
Met de Critical Path Analysis kan je een heel eind komen. Het geeft inzicht in de taken, de deadline, de verwachtte vertragingen en de afhankelijkheden van de werkzaamheden.
Maar wie gaat wat doen? En wanneer precies? En hoe maak je inzichtelijk waar het project staat en welke uitdagingen er al tegengekomen zijn? Het whiteboard met post-its is hier niet handig genoeg voor. Het advies: maak een Gantt-chart.
Een Gantt-chart is een opsomming van de taken, de verwachtte duur per taak, de verwachtte uren per taak, de verwachtte kosten per taak, de afhankelijkheden en volgordes van taken, de geplande deadlines en de geplande uitvoerder van de taken.
Door het maken van een Gantt-chart krijg je één overzicht waar het projectmanagement tot in de details is uitgewerkt. Hierdoor kan een projectmanager het project gemakkelijk bijhouden en opnieuw plannen wanneer nodig! Het maakt duidelijk welke mensen je wanneer nodig hebt. Maar ook hoeveel kosten er verwacht worden. Dit inzicht zorgt ervoor dat zowel klant als projectmanager kunnen peilen of het initiële budget toereikend genoeg is. Moet er meer geld bij? Of is de deadline van het project veel te laat?
Ook helpt het met de algehele planning. Door te zien waar en wanneer jouw tijd of de tijd van je collega’s gebruikt wordt, wordt duidelijk waar mensen mee bezig zijn en of ze het (té) druk hebben. Is er ruimte voor nog een project? Of zijn bepaalde collega’s de komende weken compleet volgeboekt? Zonder een duidelijke planning zou je niet of nauwelijks antwoord kunnen geven op deze vragen en zou je tijdens het uitvoeren van het project in de problemen kunnen schieten.
“Zonder Gantt-chart zou je je gewoon in het rondte werken zonder enig idee wat en wanneer je iets zou moeten doen. Je project zal gedoemd zijn tot falen zonder deze planning.”
Een Gantt-chart is één van de meest handige tools die je kan hebben voor projectmanagement. Het maakt teamwork en communicatie helder: iedereen snapt het plan, iedereen heeft inzicht wanneer hij of zij nodig gaat zijn. Een Gantt-chart maakt de planning duidelijk en laat zien welke periodes in het project het meest druk gaan zijn. En het laat zien waar we nu staan in het project en of dat matcht met de initiële planning.
Gantt-charts zijn tevens waardevol omdat ze mensen accountable houden. “Beste collega, je hebt getekend voor de planning en er ligt vertraging bij jou. Waarom?”. Zonder een Gantt-chart wordt het moeilijker om iemand in het projectteam aan te spreken op het functioneren en het halen van de doelen. Je hebt immers geen goed geplande doelen en afhankelijkheden gesteld.
Het maken van een projectplanning en een Gantt-chart kan een hele onderneming zijn. Een projectmanager van de XY Solutions Group kan je hierbij helpen. Neem contact met ons op om te inventariseren waarbij we je zouden kunnen helpen.
Een Gantt-chart kan gemaakt worden met een aantal verschillende tools. Excel is hierin een goede vriend, maar er zijn ook online tools die je ondersteunen bij projectmanagement. Wij werken graag met Microsoft Teams, Microsoft Tasks en Microsoft Project. Deze sluiten mooi op elkaar aan en zorgen voor een centraal punt voor projectmanagement en communicatie.
Ben je op zoek naar een gratis tool om gemakkelijk Gantt-charts te maken? Kijk dan even bij TeamGantt. Daar kan je met een gratis account één Gantt-chart tegelijk maken.
Zodra de Gantt voltooid is, kan je aan het werk gaan. Echter is het slim om nog één keer na te denken over de risico’s van je tijds- en budgetplanning. Bedenk wat er mis kan gaan en hoe significant deze risico’s zijn voor tijd/geld/kwaliteit. Tijdsproblemen ontstaan voornamelijk in het Kritieke Pad, geldproblemen kunnen ook in de zwevende taken de kop opsteken.
Om een goede inschatting van de risico’s te kunnen maken, neem je simpelweg de tijd om op te schrijven wat voor problemen er kunnen ontstaan tijdens de uitvoer van het project. Scoor deze problemen op een tweetal aspecten:
Neem hierbij je “key driver” als uitgangspunt en kijk of potentiële problemen opgelost zouden kunnen worden (als ze zich voordoen!) door aan één van de drie knoppen van The Three Circles te kunnen draaien.
Alles komt nu samen. Nu je de Gantt-chart op orde hebt, kan het project beginnen. Met de Gantt als kloppend hart weet je hoe je je team & opdrachtgever moet briefen. Iedereen weet wat er verwacht wordt en wanneer. Het is tijd om het project daadwerkelijk uit te voeren.
Als projectmanager heb je een cruciale taak tijdens deze periode: management en administratie. Jij bent verantwoordelijk voor het bijhouden van de wekelijkse taken en of de planning daadwerkelijk gevolgd wordt. Jij markeert in de Gantt de taken die zijn uitgevoerd en weet of het project op schema loopt. Jij weet hoe ver je teamgenoten zijn, hoe het met de externe partijen staat en welke kosten er gemaakt worden. Let qua kosten goed op de volgende typen kosten:
Als je een beetje doorscrollt zie je dat er bijzonder weinig te vertellen is over deze fase. Met een goede planning zorg je ervoor dat de uitvoer zo goed als feilloos verloopt. En als er problemen zich voordoen? Dan zorgt jouw voorbereiding ervoor dat je daar mee weet om te gaan. Je hebt nagedacht over de risico’s, de potentiële uitdagingen en je hebt zelfs een veiligheidsmarge in je projectduur gebouwd.
Dan nu de harde waarheid: hoe goed je ook gepland hebt, een project verandert nagenoeg altijd tijdens de uitvoer. Daar hoef je je niet persé zorgen over te maken, het is meer de norm dan de uitzondering. Soms zorgen externen voor de verandering, soms is er iets onvoorziens gebeurd, soms is het tempo van het projectteam verkeerd ingeschat, soms vergeten projectmanagers dat er tijdens de feestdagen bijna niks gedaan kan worden. Dingen veranderen, dat is de aard van een project.
Belangrijker is hoe je als projectleider omgaat met deze veranderingen. Het meest belangrijke? Communicatie! Praat met je team, praat met je klant/opdrachtgever en zorg voor een coherente briefing met de volgende punten:
Deze briefing gaat een conclusie hebben. Er moet namelijk iets gaan veranderen. Is er besloten dat er geschoven moet worden met de deadline? Of moeten bepaalde taken gaan overlappen? Moeten bepaalde taken sneller of goedkoper uitgevoerd gaan worden? Presenteer dan een nieuwe versie van je Gantt-chart en budgetplanning op basis van de conclusie van de bespreking. En ga verder met het project!
Zorg ervoor dat je nooit niks doet. Er zijn mensen die graag de oogkleppen opdoen wanneer er iets misgaat. En die hopen of verwachten dat de status quo vanzelf weer bereikt zal worden. Het probleem negeren is het slechtste wat je in deze situatie kan doen. Projecten zullen nooit uit zichzelf opeens sneller gaan lopen. De planning zal naar alle waarschijnlijkheid niet opeens weer goed gaan lopen. In 95% van de gevallen zal je niet per ongeluk tijd of budget winnen. Accepteer dat je de planning moet aanpassen, communiceer tijdig met de stakeholders en ga met gezonde moed verder met het project.
Het project is afgerond. Fantastisch! Nu is het tijd om met het team terug te kijken op een periode vol successen, uitdagingen en lessen. Tijd voor een gezonde evaluatie dus. Het doel van een project review is om erachter te komen wat er geleerd is van het project en hoe deze kennis meegenomen kan worden naar het volgende project. Vooral binnen bedrijven zal een soortgelijk proces vaker worden doorlopen, dan is er geen reden om het proces niet continu te verbeteren.
Een Post Project Review bevat ten minste drie onderdelen:
Zoals je al ziet, refereren deze onderdelen naar de Drie Cirkels van projectmanagement. Bij elk onderdeel stel je de volgende vragen:
Evalueer in deze fase ook je Gantt-charts. Hoe verschilde de uiteindelijke Gantt met de eerste? Waar in je planning ben je té optimistisch geweest en waar zou je de volgende keer realistischer kunnen plannen?
Afhankelijk van het succes van het project is een Post Project Review een viering of een uitermate kritische samenkomst. Als projectmanager ben je verantwoordelijk voor het correct verlopen van de review. Wees niet bang om goede opbouwende feedback uit te delen, maar ook om deze te innen. Wees ook alert op twee potentiële risico’s: de angst om opbouwende feedback op tafel te leggen, en het risico dat het team met vingers gaat wijzen. Beiden zijn niet constructief en dienen vermeden te worden.
Door kritisch naar het geleverde werk te kijken, zal je zien tegen welke roadblocks het team is aangelopen en weet je hoe die de volgende keer met een wijde boog omzeild kunnen worden.
In het voorgaande stuk hebben we een hoop kennis en ervaring op je gestort. Je weet nu dat een goede planning cruciaal is voor het verloop van je project. Door te zorgen voor goede communicatie & heldere doelen zorg je ervoor dat iedereen weet wat er verwacht wordt. Door een inzichtelijk Kritiek Pad te maken kan je taken verdelen en deadlines stellen. Met behulp van een Gantt-chart plan je je hele project en zorg je voor deadlines die te managen zijn. En uiteindelijk zorg je er met een Post Project Review voor dat jij en je team kunnen leren van de ervaringen van dit project en die mee kunnen nemen naar het volgende project. En het volgende project komt, zeker weten!
Hopelijk kan je met deze kennis je eigen projecten een stuk beter stroomlijnen en sturen. Heb je vragen over projectmanagement? Of heb je advies nodig bij een projectmanagement-probleem waar de XY Solutions Group of één van onze dochterondernemingen zich in specialiseren? Neem dan contact met ons op via onderstaand formulier!
Succes met je project en laat ons weten of deze methode heeft geholpen!